羅萊人有三快：說(shuō)得快、吃得快、走得快。在公司經(jīng)常能看到一路小跑的員工。為什么有這么多的快，一個(gè)字“忙”。但有時(shí)，我們卻從這“三快”中看到忙亂多了一分，從容少了一點(diǎn)。
我認為工作要用巧力，要懂得四兩撥千斤的道理，不能一聽(tīng)到命令就低頭猛跑，方向錯了還不知道；自己累得直喘還不解決問(wèn)題，很多人說(shuō)：“我沒(méi)有功勞也有苦勞”這是一種自我開(kāi)脫，沒(méi)功勞就別談什么苦勞。這幾個(gè)月，我們商務(wù)部鼓勵員工想辦法，如何提高效率、提高工作質(zhì)量、減少費用，結果想出很多，也總結了幾條方法與大家分享，但愿有用，大伙07年工作時(shí)也能輕松點(diǎn)。

     建議大家決定大干一場(chǎng)前，不妨先問(wèn)自己五個(gè)問(wèn)題：
      一、    為什么要做；
     也就是說(shuō)：可以不做嗎？能不做就盡量不做。
     這個(gè)“不做”是在不影響結果前提下的簡(jiǎn)化，絕不是讓大家偷懶。
     德國企業(yè)有一個(gè)要求“文件總結只需要精華，多一個(gè)字都不要！”如果看到有人的匯報特別厚，會(huì )問(wèn)：“你有這么多的精華嗎，是因為你是天才呢，還是因為你總結能力不夠？”一句話(huà)就讓長(cháng)篇大論者無(wú)地自容。羅萊也有一頁(yè)紙報告的要求，但仍經(jīng)�？梢�(jiàn)超過(guò)70頁(yè)的PPT，十頁(yè)以上的報告……其實(shí)對方也只是在厚厚的報告看幾個(gè)數據而已。
信息部原來(lái)是三個(gè)人，后來(lái)有一位調到了其他部門(mén)，預測經(jīng)理何廣做的不是馬上申請加人，而是先簡(jiǎn)化工作，他先將那些不被關(guān)注的報表簡(jiǎn)化，過(guò)時(shí)的取消，只保留必需的和重要的，結果到現在也沒(méi)再增加人手，工作也沒(méi)有受到影響。

     二、為什么要這樣做；
     要勇于挑戰老的習慣與做法
     前幾個(gè)月總有客戶(hù)投訴，說(shuō)訂單部的傳真機經(jīng)常長(cháng)時(shí)間傳不進(jìn)。我們加到三臺還是不能解決，以前的做法就是這樣，不夠了就加設備，來(lái)不及就想到加人。后來(lái)訂單經(jīng)理夏晶晶想了一個(gè)辦法沒(méi)有再加傳真機，徹底的解決了這個(gè)難題。她們是這樣做的：在三臺傳真機前加了一個(gè)設置，這樣不管三個(gè)號中的任意一個(gè)遇忙就自動(dòng)分配到其他空閑的傳真機上，這樣一來(lái)幾臺機器的使用效率大大提升了，問(wèn)題自然解決了。

     三、為什么不能那樣做；
     06年比05年的發(fā)貨額整整多了1億8千萬(wàn)，最高單日發(fā)貨紀錄也由400萬(wàn)改寫(xiě)到500萬(wàn)，而物流部沒(méi)有增加一人就完成了這個(gè)挑戰，物流與生產(chǎn)一樣，每一件出貨都必需經(jīng)手而出，困難可想而知，除了更多的付出之外沒(méi)有效能的提升是不行的。
     物流倉庫的差錯率一直令人很頭痛，以前想了很多辦法仍然不能很好的解決。后來(lái)物流部倉管組長(cháng)郭曉榮給大家提了個(gè)醒，他的辦法是：先找到容易錯和少的品種，找出差錯產(chǎn)生的原因，再集中起來(lái)專(zhuān)人管理，工作重點(diǎn)找到了效率自然得到提高，目前這個(gè)方法正在其他倉庫試驗與推廣中。
物流部有三個(gè)倉庫，分別存放芯類(lèi)、套件、小件，這么多年一直是這樣布局，也沒(méi)覺(jué)得什么不對，后來(lái)分析了出庫的構成，發(fā)現近一半的出貨是促銷(xiāo)品，而這三類(lèi)品種中都有促銷(xiāo)品，也就是說(shuō)每配全一家的促銷(xiāo)要貨，幾乎要跑遍三個(gè)倉庫，這已影響到整個(gè)集團的發(fā)貨效率。于是馬上決定對倉庫進(jìn)行調整，將所有促銷(xiāo)品，不分類(lèi)別集中到一個(gè)庫里。
有人認為在旺季調倉庫是忙上加忙，這么多年了一直這樣不也挺好，并不太贊成。物流部經(jīng)理范萍萍認真分析了這個(gè)意見(jiàn)，一改野蠻對調的做法，而是先用一周時(shí)間進(jìn)行過(guò)渡。先規劃好要調的品種與位置，但沒(méi)有馬上開(kāi)始搬，而是當客戶(hù)要貨時(shí)優(yōu)先將這些本來(lái)要調出的貨發(fā)出去，新入庫的產(chǎn)品則直接入庫到要搬遷的倉庫中去，這樣一來(lái)，幾天后貨自己“流”到了要調的位置，搬運工作量減少了很多，最后再集中對調�；叵肫饋�(lái)當時(shí)發(fā)貨的壓力是很大的，的確有點(diǎn)忙亂，還出了點(diǎn)小差錯，但物流的同事們克服困難出色完成了任務(wù)——目前促銷(xiāo)品的發(fā)貨速度與準確度已得到明顯改善。

       四、還可以怎么做。
        就是別在一棵樹(shù)上吊死，多想幾個(gè)辦法也許可以事半功倍。
我們現在用的分銷(xiāo)系統里有一個(gè)關(guān)于訂單打印的缺陷——以前系統默認的是全頁(yè)打印，如果訂單內容只有一行也會(huì )嘎吱吱的打上一整頁(yè)的空表格，很慢，（因為是要打多聯(lián)，只能用針式打印機）影響了出單的速度，加了三臺打印機仍來(lái)不及。以前問(wèn)過(guò)軟件公司，如要自動(dòng)依據實(shí)際行數來(lái)打印，需修改整個(gè)系統架構，工程浩大，要半年。我們沒(méi)有馬上開(kāi)工，而是反問(wèn)自己，還可以怎么做。最后在眾多方案中選出一個(gè)方案，就是在訂單上加再一個(gè)半頁(yè)打印的按鈕，如果是滿(mǎn)頁(yè)的就按以前的按鈕，如果內容少于半頁(yè)就按這個(gè)鈕，系統就只打半頁(yè)，再將現在的幾臺打印機聯(lián)網(wǎng)，自動(dòng)分配工作量，預計只需用幾天就能解決原本要半年才能做到的事。

     五、什么時(shí)候做
     就是要選擇好切入的時(shí)機，選好了事半功倍，錯過(guò)了事倍功半。
     06年初，公司以前用的老分銷(xiāo)系統因為種種的原因需要更換，從3月份到12月份短短十個(gè)月內，IT組完成了新系統的定制、新舊系統的切換、全國客戶(hù)推介，并完成了近十場(chǎng)180人次的培訓，最終完成了200個(gè)客戶(hù)端的上線(xiàn)。這些工作量在很多企業(yè)是由一個(gè)十幾人的團隊，至少兩至三年的時(shí)間才能完成，而我們的IT組4個(gè)人只用十個(gè)月便做到了，選擇好切入的時(shí)機是他們其中的一個(gè)秘決。
     第一個(gè)時(shí)機：系統切換
     新舊切換那一刻具有很大風(fēng)險。因為我們每天的訂單量都很大，稍偏差就會(huì )對公司的日常工作與財務(wù)數據帶來(lái)災難性的損失，按當時(shí)行規，保險的做法是兩套系統同時(shí)運行一周以上，等數據安全，新系統穩定后再切換過(guò)來(lái)，很多大企業(yè)都選擇了這種做法。但經(jīng)過(guò)分析，這樣做操作人員的工作量會(huì )上升一倍，很浪費時(shí)間。我們IT主管葉運奎在切換時(shí)機上做足了文章，輕松解決了這個(gè)問(wèn)題。我們將這個(gè)時(shí)機定在了五月一號，由于休假期間，公司業(yè)務(wù)量驟減，不用擔心切換系統帶來(lái)的損失，因此選擇此時(shí)切換可以很好地為企業(yè)規避風(fēng)險。決定一經(jīng)提出，馬上組織了精兵強將在五一期間放棄休假，順利完成了系統切換。而利用長(cháng)假的這段緩沖期，系統還有效進(jìn)行了調整與磨合，為日后的應用做了鋪墊。
     第二個(gè)時(shí)機：系統推廣
     新的系統最終還是需要讓加盟商接受，而如何宣傳并說(shuō)服加盟商上線(xiàn)對于羅萊是一個(gè)大難題。最初的計劃是在全國做大的巡回推介會(huì )，要一個(gè)多月不說(shuō)還要花費巨大的人力物力，就這個(gè)時(shí)候機遇來(lái)了——羅萊的一年一度的訂貨會(huì )就在眼前。
     這是一個(gè)加盟商齊聚一堂的盛會(huì )，我們借助這個(gè)機會(huì )進(jìn)行推廣，神州數碼也派出專(zhuān)家進(jìn)行講解和指導。加盟商看到煥然一新的現場(chǎng)演示：數據及時(shí)準確，還可以當場(chǎng)出訂單的新系統，馬上有了全面的認識。結果當場(chǎng)就有250多名客戶(hù)報名，表示愿意全力配合安裝。就這樣，一天便完成全國的推介。
這兩個(gè)時(shí)期的選擇讓我們避開(kāi)了風(fēng)險，提升效率，節約了費用。

     凡事都有可能，凡事都有更好辦法，越忙越是要冷靜的思考，謀定而后動(dòng)。大動(dòng)作前花幾個(gè)小時(shí)的思考，說(shuō)不定能帶來(lái)幾天甚至幾個(gè)月的效率的提升。正所謂——磨刀不誤砍柴工，拉車(chē)跑前先看路！

信息來(lái)源:羅萊