提高會(huì )議成效
　　
　　在二戰期間和此后的若干年內，美國最搶眼、最強有力，可能也是最高效的非政府管理者并非哪位商界人士，而是羅馬天主教紐約大主教區的紅衣主教——弗朗西斯。斯佩爾曼（FrancisCardinalSpellman），他曾歷任數屆美國總統的顧問(wèn)。斯佩爾曼上任時(shí)，紐約教區一貧如洗，大家也了無(wú)生氣，但到了他把職位移交給繼任者的時(shí)候，紐約教區已成為美國天主教會(huì )教區中的楷模。斯佩爾曼常說(shuō)，除了睡覺(jué)之外，他每天只有兩段各25分鐘的獨處時(shí)間：早上起床后在他的私人祈禱室里做彌撒時(shí)，以及晚上睡覺(jué)前做晚禱時(shí)。其余時(shí)間他都是在開(kāi)會(huì )，接待一個(gè)又一個(gè)的天主教組織，從早餐開(kāi)始直到晚餐才會(huì )結束。
　　
　　高級經(jīng)理人受到的束縛，不會(huì )像天主教重要教區的大主教那么多。但對經(jīng)理人工作日的所有研究都表明，哪怕是級別比較低的經(jīng)理人和專(zhuān)業(yè)人員，每個(gè)工作日都有一半以上的時(shí)間是和其他人在一起，也就是說(shuō)在參加某種形式的“會(huì )議”——惟一例外的是少數高級研究人員。即使談話(huà)對象只有一個(gè)人，也算是開(kāi)會(huì )。所以，要取得高效能，確保會(huì )議談的都是工作，而不是與工作無(wú)關(guān)的閑話(huà)。
　　
　　召開(kāi)高效會(huì )議的關(guān)鍵，是先確定會(huì )議屬于哪一類(lèi)型，因為不同類(lèi)型的會(huì )議要求不同形式的準備工作，取得的結果也會(huì )不同：
　　
　　聲明、公告或者新聞發(fā)布會(huì )的準備會(huì )議。要使這種會(huì )議富有成效，所有成員都必須事先準備好草稿。會(huì )議結束時(shí)，必須有一個(gè)事先指定的成員承擔發(fā)布最終文本的責任。
　　
　　宣布事項的會(huì )議——如宣布一項組織變革。會(huì )議議題應當僅限于宣布的事項以及對此展開(kāi)的討論。
　　
　　聽(tīng)取單個(gè)成員報告的會(huì )議。除了報告之外，不應該討論其他事項。
　　
　　聽(tīng)取多個(gè)或者所有成員報告的會(huì )議。要么不做任何討論，要么討論僅限于澄清對方的報告內容。另外一種做法是在每個(gè)報告后安排一個(gè)簡(jiǎn)單的討論，所有成員都可以提問(wèn)。如果采取這種形式，應該適當提前將報告分發(fā)給所有與會(huì )者。召開(kāi)這種會(huì )議時(shí)，每個(gè)報告都應該限制在預定的時(shí)間之內，比如15分鐘。
　　
　　向會(huì )議的召集者匯報的會(huì )議。召集會(huì )議的這位經(jīng)理人應該認真傾聽(tīng)并且提出問(wèn)題，然后做出總結，而不要自己又來(lái)演講一番。
　　
　　僅僅是讓與會(huì )者同經(jīng)理人見(jiàn)面的會(huì )議。紅衣主教斯佩爾曼的早餐和晚餐就屬于這種類(lèi)型。這種會(huì )議是居高位者必然要遭的罪，無(wú)法讓它們變得有建設性。對于高級經(jīng)理人來(lái)說(shuō)，只要不讓它們侵占自己的工作時(shí)間，就算是高效的。例如，斯佩爾曼在很大程度上就是高效的，因為他把這些會(huì )議限制在早餐和晚餐時(shí)間，保證了工作時(shí)間免受打擾。
　　
　　提高會(huì )議成效需要大量的自我約束，它要求經(jīng)理人先確定哪種類(lèi)型的會(huì )議是恰當的，確定之后就務(wù)必遵循相應的形式。另外，會(huì )議在達到了特定的目標之后，就必須立即結束。優(yōu)秀的經(jīng)理人不會(huì )又提出其他問(wèn)題供討論，而是在做完總結陳詞之后就宣布休會(huì )。
　　
　　良好的跟進(jìn)措施（follow-up）也與會(huì )議本身同樣重要。艾爾弗雷德。斯�。ˋlfredSloan）是我所了解的最高效的企業(yè)經(jīng)理人，他是一位善于跟進(jìn)的大師，帶領(lǐng)通用汽車(chē)（GeneralMotors）從20世紀20年代一路走到50年代。斯隆每周六個(gè)工作日的大部分時(shí)間花在會(huì )議上——每周三天用于召開(kāi)委員會(huì )正式會(huì )議，其成員是固定的；另外三天用于召開(kāi)臨時(shí)會(huì )議，參與者是通用汽車(chē)的某位或者若干位經(jīng)理人。在正式會(huì )議開(kāi)始時(shí)，斯隆會(huì )宣布會(huì )議的目的，然后就一直傾聽(tīng)。他從不做筆記，除了問(wèn)清費解之處外，他也很少說(shuō)話(huà)。會(huì )議即將結束時(shí)，他會(huì )做一個(gè)總結并且感謝與會(huì )者，然后就離開(kāi)會(huì )議室。會(huì )后，他立即給與會(huì )者寫(xiě)一份簡(jiǎn)短的備忘錄。在該備忘錄中，他簡(jiǎn)要總結會(huì )上的討論及其結論，并且清楚地說(shuō)明會(huì )上決定的所有工作任務(wù)（包括就該主題再次召開(kāi)會(huì )議或者研究某個(gè)事項）。同時(shí)，他還會(huì )明確指出任務(wù)的最后期限，以及由哪個(gè)經(jīng)理人來(lái)負責。參加會(huì )議的所有人員都會(huì )收到這份備忘錄。就是通過(guò)這些每一個(gè)都堪稱(chēng)微型杰作的備忘錄，斯隆把自己打造成了一位杰出的高效經(jīng)理人。
　　
　　以“我們”來(lái)思考和說(shuō)話(huà)
　　
　　最后一個(gè)做法是：不要以“我”來(lái)思考或者說(shuō)話(huà)，而要以“我們”來(lái)思考和說(shuō)話(huà)。高效經(jīng)理人知道自己負有最終責任，這種責任既不可能讓他人來(lái)分擔，也不可能授權給別人。然而，他們之所以擁有職權，完全是因為組織的信任。這意味著(zhù)，在考慮自己的需要和機會(huì )之前，他們必須先考慮組織的需要和機會(huì )。這聽(tīng)起來(lái)可能很簡(jiǎn)單，但是務(wù)必嚴格遵守。
　　
　　我們上面已經(jīng)討論了高效經(jīng)理人的八個(gè)做法，現在我再加上最后一個(gè)錦上添花的做法。這個(gè)做法非常重要，以至于我要把它提升到法則（rule）的高度：先傾聽(tīng)，后發(fā)言。
　　
　　在性格、優(yōu)點(diǎn)、弱點(diǎn)、價(jià)值觀(guān)和信念等方面，高效經(jīng)理人是千差萬(wàn)別的。但是，他們都有一個(gè)共同點(diǎn)，那就是他們會(huì )完成正確的事情。有些人天生就是高效的，但社會(huì )對高效經(jīng)理人的需求是如此之大，光靠這些難得的天才是遠遠無(wú)法滿(mǎn)足的。提高成效是一門(mén)學(xué)科，就像其他所有學(xué)科一樣，是能夠學(xué)會(huì )，而必須學(xué)會(huì )的。